タスクボードを導入してみたよ

1.はじめに
2.問題が山積み
3.タスクボードの導入方法
4.導入してみて
5.最後に

はじめに

現在会社で参画しているプロジェクトが物の見事に炎上しており、いろんな意味でエンジョイ中です。
なぜ炎上してしまったのか、どうすべきだったのかはとりあえずプロジェクトが終わってからまとめるとして、、、
開発タスクを管理するのがちょっと億劫だったので、タスクボード導入して各個人のやる気に任せてタスク管理してみたお話です。
導入は簡単にできるし、意外と効果もあったのでは?と思います。

今回私の立ち位置としては、
そのプロジェクトでの技術リーダー的な、主に開発メンバのまとめ役を担当していたのですが、
さぁこれから炎上するぞ!!!ってことがわかったタイミングでお客さんのところに挨拶に行き、
今後は運用面などのサポートを担当させていただきますとか挨拶をして、
お客さんと運用とシステムをどう合わせるかなどの話し合いを行いながら、
開発を管理するどちらかとプロジェクトリーダー寄りの業務を行うと言う、貧乏くじを引いた立ち位置になります。

問題が山積み

まだ進行中ですが、本当にひどい状態でした。。。
何がひどいって仕様がまとまっていない、、、
私とは別でプロジェクトリーダーの人(Aさん)がシステムの仕様の話をお客さんとまとめていたのですが、
その仕様に関して抜け漏れがボロボロ出てきてしまい、、、
打ち合わせをするたびに、お客さんから「Aさんには何度かいってるんですが、どうなっていますか?」といったものが10件程度出てくる状態でした。
結果的に見ると、約2ヶ月ほどでお客さんからの指摘+社内で全部精査してこれまずいのでは?って挙がった件数が400件over、、、
そんな大変なプロジェクトでしたが、タスクごとに個別に割り振りなんてしている時間がないし、
各個人のやる気に任せてしまおう!と私の中でなりまして、タスクボードを導入してみました。

タスクボードの導入方法

ものは簡単で、ホワイトボード+色ペン各種のみになります。
普通は付箋とか使ってやるらしいのですが、付箋が見当たらなかったのでとりあえずペンでタスクを書き出していました。

導入方法は本当に簡単で、開発が必要となるタスクに関して
– ホワイトボードに個人の名前と担当しているタスク(番号で管理していました)を書く
– 未割り当てタスク欄を設けて、そこに誰も担当していないかつ、いつでも作業が進められるタスクを書く
– 要検討タスク欄を設けて、開発が必要だけど要件定まっていないタスクを書く
だけやりました。
下の二つは私が管理して、個人のタスクは個別にやってもらう方針です。

いきなり導入してもみんな違和感というか、どう管理すればいいのかわからなくなってしまうと思ったので、
最初の1週間程度はまず私の方から個人にタスク割り当てていって、ホワイトボードからタスク移動させたり、
消したりという作業を朝会とかで行いました。
そんでその後から、未割り当てにおいてあるものは誰でもとっていいことを説明して、
朝会で私がやっていたようにタスク持っていける場合には自分の欄のところに移動させて、
完了したら消してくれーというのをみんなに依頼してい、あとはそれがうまく回っているか見守っていました。

導入してみて

自分で言うのもアレですが、なかなかにうまく回ったなーと思います。

よかった点
– タスクが全てであとどれだけあって、どれだけやらなければいけないのかが見えるようになった
これは自分のためにも、メンバのためにもよかったと思います。
自分にとってタスク整理がそのホワイトボードである程度完結するので、
それをみて終わりそうか?それともやばそうか?誰か長い間同じタスクを抱えていないか?など考えることができました。
またメンバにとっても、終わりが見えるので、自分の分は自分で管理するいい土台になっていたと思います。

  • 私が管理する必要がなくなり、お客さんとの交渉のための準備であったり、必要な作業に時間を取れるようになった
    これは本当に個人的なことなのですが、お客さんのところへ行くたびに課題が増えてしまうので、
    その内容を開発に落とし込むのか、それとも別の方法でカバーできるのか、または交渉して運用でカバーして行くのかなど
    考えていると正直管理することにてがつけられない状態でした。
    なので一旦それが手から離れてくれたので、他の作業がとてもやりやすかったと思います。

  • 誰が何をやっているのかが見えるようになったので、メンバ間でコミュニケーションをとり、解決している姿が見えるようになった
    多分ですが、全て管理してタスク割り振ってやっていたらおそらく全ての質問が私に集中してしまっていたのでは、と思います。
    そうではなく、各メンバがそれぞれどんな開発をやっていたのか、やっているのかが目で見得るようになったので、
    私に質問の前にその機能詳しい人に聞く、みたいなところがメンバー間でできていたなーと思います。

最後に

今回はホワイトボードを使っていましたが、
正直トレロでいいのでは??と今更になって思いました。
ただトレロだと誰がどれだけタスク持っているのかが見えないのかな、、、
ただほぼ同じことができるし、しかもわざわざホワイトボードに書かなくていいし、具体的な指示内容も記載しておけるしで、
今後はトレロ使おうかなと思います。
できればトレロとバックログをうまく活用したいんですよね。
基本的に課題は全てバックログに記載して
その中で開発や調査が必要なもの(メンバに依頼できるもの)をトレロに乗っけて、
そこからとっていってもらうみたいな。
さらに言えば、どれだけ時間をかけてのかも記載してもらいたい。
あとで見直した時に、改善点とか見つかりそうですしね。